Tigerになってファイルがどういった情報をもっているかを説明するメタデータという概念が登場したと思います。ファイル名では説明しきれない情報を書き込むことによって探している情報を見つけやすくしてくれますし、グループ別けもフォルダという概念を超えたダイナミックなものも作ることが出来ます。以前Macをタグで管理というエントリーで手軽にメタデータを入力して管理する方法を紹介しましたし、それらのメタデータを一望出来るWidgetも紹介しました。これら上手く活用したら今までのファイル概念が随分変わって来ると思います。整理したい情報といえばメールだと思います。1日に100通以上受信している方もさくさんいると思いますし、対処策としてメールソフトに標準についているルール(フィルター)を活用して自動的に各フォルダに振り分けていると思います。フォルダの振り分けは情報の埋もれを妨げたりアーカイブに便利ですが、作業する上で不便な場合もあります。一概に案件ごとに別けていると作業上不便なこともあると思います。僕はその対処策のひとつとして「受信日時が2日以内」というスマートフォルダも作って受信したばかりの大事なメールをまとめて見れるようにしています。しかしこれでは不十分です。そこで登場するのが便利なMail.app用のプラグインです。
MailTags 1.0 - Meta Data Plugin for Apple Mail.App
その名のとおりそれぞれのメールにタグを記入することが出来るようになります。メッセージウィンドウの右上にMailTagsアイコンが表示され、クリックするとパネルにプロジェクト名(日本語もOK)、5段階のプライオリティ、期限日、コメントを記入出来るようになります。もちろんこれらの情報をベースにルールを作ることも可能ですし、スマートフォルダも作ることが出来ます。コメントフィールドをタグとして使えば、メールをタグベースで管理することも出来ますね。たとえばクライアントAとBから修正依頼のメールが来てもそれぞれに「修正」というコメントを付けておけば、「仕事ToDo」スマートフォルダで一括で見ることが出来るといった具合です。仕事のやりとりがメール中心の場合はこういったツールがあると大変便利かもしれません。
メールほど情報が埋もれやすいものもないので、こういったソフトを上手く活用して取りこぼしがないようにしておきたいですね。
